ТЕХНИЧЕСКОЕ И ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ...

описание предложения по внедрению системы управления и оптимизации печати

1. Описание требований

1.1 Требование

Клиенту XXX необходим программный продукт для администрирования и управления парком печатной техники.

Ожидания заказчика от использования продукта:

Управление многофункциональными устройствами
Управление, измерение и контроль потока печати
Внедрение безопасной печати посредством механизма авторизации пользователей перед выполнением операций копирования/печати/сканирования
Консолидация печатных ресурсов и внедрение роуминга печати с предварительной аутентификацией посредством карты доступа и/или ПИН кода
Развертывание программного решения с функциями: мобильной печати, политик печати (в соответствии с определенными правилами)
Финансовый учет объемов печати: на различных площадках, различными сервисами, различным пользователями, различными приложениями, различными периферийными устройствами в различных центрах затрат
Мультивендорное решение для управления и мониторинга гетерогенной средой печатных устройств
Снижение объемов и затрат на печать
Возможность распечатывать документы с любого мобильного устройства вне зависимости от принадлежности к домену
Экономическая выгода и снижение негативного воздействия на окружающую среду

Чтобы достичь поставленных целей ПАРТНЕР YYY предлагает КЛИЕНТУ XXX использовать продукт Watchdoc - систему мониторинга и управления печатными сервисами. Данный программный продукт позволит создать по-настоящему надежную и современную среду управления и контроля имеющимся парком техники, оптимизировать архитектуру печати и затраты на нее.

1.2 Соответствие требованиям

Внедрение продукта Watchdoc позволяет в несколько простых этапов достичь поставленных целей, в частности:

анализировать качественные и количественные характеристики парка печатной техники, собирать историю и статистику печати в реальном масштабе времени (актуальные состояния)
оптимизировать и администрировать печатные ресурсы (площадки, использование, объемы, права доступа, виды отпечатков...)
упреждать ошибки и выход из строя печатной техники (SNMP оповещения в реальном времени, перенаправление печатных потоков в случае проблем, …)
обеспечить конфиденциальную печать документов (защита, настройка устройств и заданий на печать в соответствии с политикой безопасности ,…)
контролировать, «проактивно» управлять развитием и доступностью ресурсов
управлять и адаптировать потоки печати, конфигурации устройств

Экономические и ... экологические преимущества:

Прямые затраты (объемы, расходные материалы, оборудование)
Скрытые затраты (продуктивность, управление инцидентами, доступность устройств, запас расходных материалов, ответственность пользователей …)
Оптимизировать парк, оптимизировать эксплуатационные затраты максимально автоматизируя процессы
Сократить отходы

Функциональные преимущества:

Доступность оборудования и сотрудников
Имеющиеся ресурсы используются рационально
Лучшее соотношение качество/цена
Производительность и время реакции
Воспитательный эффект, изменение нежелательных привычек
Тотальный контроль, постоянное улучшение процессов

Подводя итог вышесказанному можно с уверенностью заявить, что мы предлагаем высокое качество сервиса при значительном снижении эксплуатационных затрат.

2. Карта проекта

Клиент XXX целью проекта ставит внедрение глобальной системы управления печатью на всех своих площадках.

Периметр охватывает ... с примерным количеством пользователей ... и устройств ….

Поставлены следующие задачи:

Управление парком
Управление очередями печати с внедрением политик и доступом к устройствам по карте.

Задачи с точки зрения управления печатными сервисами:

Контролировать расходы на печать и копирование,
Обеспечить полный сервис систем печати,
Определить и внедрить политики печати,
Оптимизировать количество устройств в парке печатной техники,
Добиться сокращения количества отпечатков,
Организовать план действий для постоянного улучшения и грамотного планирования сервиса печати,
Обеспечить конфиденциальность распечатываемых документов,
Получить инструменты сбора статистики и создания отчетности,
Стандартизировать устройства и подходы к печати,
Упростить развертывание, поддержку и администрирование.
Повысить удобство работы с МФУ и услуг, предлагаемых сотрудникам (единая очередь печати, печать на любом МФУ, ...).
Внедрить кроссплатформенную (в аппаратном и программном смысле) печать, по возможности, бесшовно с точки зрения опыта использования).
Обеспечить безопасную печать по картам доступа и другими средствами (например, с помощью PIN кода при отсутствии карты доступа).
Иметь возможность делегировать безопасную печать ответственным сотрудникам и ассистентам.
Внедрить централизованную консоль управления и администрирования решением для команды поддержки КЛИЕНТА XXX.
Использовать инструменты сбора статистики и отчетности,
Предоставление улучшенных отчетов по использованию техники и расходных материалов для точного выставления счетов производителям многофункциональных устройств.
Ведение статистики потребления сервисов печати в различных разрезах (пользователь, сервис, МФУ, локальное устройство, …)
Распечатанные страницы (моно, цвет, дуплекс).
Страницы отправленные на печать, но не востребованные на печатном устройстве.
Использовать панель управления расходными материалами для прогнозирования их замены и своевременного заказа.

В данном документе описаны средства и способы достижения поставленных целей.

3. Управление и администрирование парком

3.1 Администрирование парка на стандартном принт-сервере

Программное обеспечение Watchdoc это настоящий инструмент управления парком печатной техники вне зависимости от ее производителя. Watchdoc позволяет вести мониторинг печатной активности в режиме реального времени. Для этого Watchdoc использует широко известные (публичные) и закрытые (частные) MIB отслеживаемых устройств. Возможности мониторинга Watchdoc позволяют централизованно управлять принтерами и МФУ парка заказчика. Watchdoc оптимизирует управление расходными материалами и инцидентами. При возникновении инцидента ответственные лица будут автоматически уведомлены о нем по электронной почте (до обращения пользователей). Кроме того, инструмент позволяет следить за доступностью аппаратов в сети. Система позволит КЛИЕНТу XXX иметь ежемесячный отчет по машинам и консолидировать объем страниц по всему печатному периметру.

Watchdoc позволяет контролировать устройства заведенные на принт-сервере. Кроме того, система позволяет обнаруживать другие аппараты в сети и даже добавлять периферийное оборудование вручную.

В случаях, если компания не располагает принт-серверами, мы предоставим Вам платформу для их развертывания.

По протоколу SNMP отправляется, как минимум, следующая информация:

Статус аппарата
Статус расходных материалов и оповещения об их уровне
Счетчики : формат(A4/A3), параметры (монохром/цвет; дуплекс/сиплекс)

Обратите внимание, что информация от приложении – источнике печати доступна только при реализации политики печати.

Мониторинг в режиме онлайн всех устройств в сети

Мониторинг конкретного устройства в режиме онлайн

Периодический мониторинг индивидуального устройства

Оценка потребления устройством электроэнергии

3.2 Мультисерверная печать

Большое количество принт-серверов, распределенный по площадкам парк техники и разделенная служба каталогов – не редкость среди крупных заказчиков.

В таких случаях реализация функции печать по требованию в рамках всех серверов домена может быть затруднена или невозможна.

Для решения данной задачи Watchdoc V5.2 предлагает новую возможность - "мультисерверная печать". Данный режим печати позволяет реализовать функцию «печать по требованию» на любых площадках заказчика при условии принадлежности всех серверов печати единому домену.

В смысле высокой доступности и мобильности пользователей это по-настоящему революционный подход!

Схема мультисерверной печати

Watchdoc опирается на самые современные технологии и тем самым повышает надежность системы!

Выбор базы данных

3.3 Супер Консоль – консоль наблюдения за несколькими серверами (Supervision Console)

При значительном изменении печатной архитектуры у КЛИЕНТА XXX, например, добавлении принт-серверов, мы предлагаем воспользоваться специальной возможностью продукта – Супер Консолью. Супер Консоль позволяет вести мониторинг удаленных серверов.

Благодаря опции Watchdoc Supervision Console Вы теперь можете централизованно контролировать, отслеживать и настраивать все Ваши серверы печати на которых установлена система Watchdoc.

Ежедневные задачи значительно упрощаются. На каждый сервер Watchdoc устанавливается модуль телеметрии (Watchdoc Telemetry Module), что позволяет Супер Консоли динамически собирать данные с подчиненных серверов. Консолидированные e-mail оповещения могут отправляться согласно заданному расписанию.

Центр администрирования

Управление серверами

Состояние серверов отображено иконками различных цветов:

зеленый: отсутствие ошибок как на самом сервере, так и в имеющихся на нем очередях печати,
оранжевый: как минимум одна ошибка на сервере или в очереди печати,
красный: ошибка на сервере и, как минимум, в одной очереди печати.

Чтобы избежать повышенной нагрузки на сервер, в окне подробных сведений о хосте отображен текущий уровень журналирования:

Централизованное управление очередями печати на сервере

Отображение очередей печати и контролируемых серверов

Консоль управления картами доступа

3.4. Управление локальными принтерами

3.4.1 Отслеживание печати на локальных устройствах

Решение Watchdoc включает в себя опционально устанавливаемую на рабочих местах утилиту (локальный агент) легко разворачиваемый с помощью средств автоматической установки программ (msi пакет). В утилите предусмотрена возможность параметризации до момента установки. После развертывания на рабочем месте она ведет учет отправленных на устройства печати заданий вне зависимости от принципа подключения (как локальных, так и подключенных по прямому ip адресу).

Агент представляет собой сервис запускаемый при старте компьютера до момента запуска сеанса пользователя. Агент подключается к спулеру печати Windows для сбора информации о заданиях, обрабатываемых драйвером печати.

Обратите внимание, что агент поддерживает устройства печати использующие как PCL, так и PostScript драйвера.

С устройств собирается следующая информация:

Имя
Порт и тип порта [IP адрес в случае стандартного порта TCP/IP]
Драйвер и его версия
Марка
Общее имя

О заданиях на печать собирается следующая информация:

Название документа
Тип отпечатка монохромный или цветной
Количество страниц *
Формат бумаги (A4, LETTER, A3…)
Пользователь
Дата и время
Дуплекс/сиплекс
Экономичный режим/режим черновика

Агент не обрабатывает содержимое спул файла. Поставщиком указанных выше данных для сервиса выступает драйвер печати.

С технической точки зрения агент передает данные на ближайший сервер одним из двух способов:

HTTP протокол: агент посылает http сообщение на сайте Watchdoc расположенный на IIS сервере. Далее сообщение падает к сервису Watchdoc.
Протокол Microsoft .NET Remoting : данные передаются напрямую сервису Watchdoc по порту TCP 5744 минуя web сайт.

Сразу после отправки задания на печать при условии нахождения рабочего места в сети на сервер одним из перечисленных выше способов будет отправлена статистика печати. В случае, если рабочее место временно отключено от сети, статистика будет сохранена на диске и отправлена на сервер после установки сетевого соединения.

3.4.2 Отслеживание счетчиков и оповещений о состоянии локальных устройств

Вообще говоря, собирать счетчики печати и оповещения о состоянии локальных устройств с помощью независимых инструментов представляется чрезвычайно сложной задачей.

Для решения этой проблемы Doxense разработал утилиту работы с локальными устройствами. Утилита позволяет считывать данные счетчиков, анализировать состояние и уровень расходным материалов с печатной техники подключенной по USB порту.

Производители имеют свои инструменты для сбора этой информации. Doxense изучает возможность создания API для импорта этих данных в Watchdoc. Результаты исследований варьируются в зависимости от моделей принтеров.

Конечно, было бы проще подключить принтер к IP-сети, например, через мини-концентратор, чтобы управлять этими устройствами по протоколу SNMP.

Управление USB устройством

4. Внедрение политик печати

Мы рекомендуем применять следующую методику внедрения политик печати на предприятии.

4.1 Начальный этап : Сбор данных в бесшумном режиме

Оптимизация системы печати неизбежно начинается со сбора данных об объемах и типах отпечатков. Без специализированных инструментов трудно определить направления, где оптимизации принесет максимальную пользу. Разрабатываемая с 1998 г. система Watchdoc является таким инструментом, независимым от производителей печатной техники, удобным в использовании и подходящим для среды печати на основе любой архитектуры.

Установка Watchdoc на сервера печати позволит Вам в реальном времени надежно собирать статистику использования печатных сервисов в следующих разрезах:

Пользователь
Сервис компании
Устройство
Приложение
Рабочее место, генерирующее печатную нагрузку

Вы получите удобочитаемые и полные отчеты. Собранные данные могут быть легко сохранены и экспортированы в распространенные офисные приложения или системы бизнес аналитики (Office, Cristal R, Business Object…).

Дополнительно к статистике печати WatchDoc предлагает модуль сбора расширенных данных: выполненные копии, сканирования и факсимильные сообщения.

При безопасном доступе к МФУ (с помощью авторизации) сбор данных о копиях, заданиях на сканирование, факсимильных сообщениях будет выполнен отдельно.

Ниже приведен пример точного отчета по пользователям с указанием количества распечатанных документов, количеством листов и страниц (1 лист в дуплексе равен двум страницам), признаком цветности и указанием двух методов финансовой оценки (цена и стоимость).

Таким образом, Вы не только имеете возможность отслеживать и контролировать стоимость печати генерируемую каждой из выполняемых Вами услуг прямо в веб интерфейсе системы Watchdoc, но и проводить аналитику затрат, связанных с этими услугами.

Одна из сильных сторон Watchdoc это качество собираемой информации и простота работы с предоставляемыми данными. При всей важности экономической составляющей, проблемы охраны окружающей среды сейчас находятся в центре внимания. Watchdoc позволяет Вам оценить влияние сервисов печати компании на экологию (как в целом, так и с разбивкой по пользователям).

Учет в разрезе приложений позволяет внедрить максимально адаптированную к реалиям политику печати. Например, если печать из приложений для работы с электронной почтой и приложений для работы с интернетом выше определенного уровня (x%), будет уместным внедрить дополнительное подтверждение для подобных заданий…

Переход на безбумажные технологии очень важен, оценка количества повторно печатаемых PDF файлов .... тоже очень важна!

Динамическое представление с отображением параметра «Роль» (Департамент или Сервис компании) еще одна отличная возможность (нередко используемая первой) для информирования ответственных сотрудников, менеджеров и директоров о том, что происходит в компании.

Без достоверной информации сотрудники часто руководствуются предвзятыми суждениями. Перейти от ощущений к реальным данным и отслеживанию улучшений в предоставлении сервиса печати можно с помощью Watchdoc.

Watchdoc предлагает отличную «Панель управления”. С помощью простого запроса к базе данных Вы получите статистику, отображающую печатную активность пользователей. Оформить подписку на ежемесячный отчет для руководителей тоже возможно с помощью системы Watchdoc.

Фактическая статистика Watchdoc - достоверный источник принятия верных решений и гарантия успеха.

Уникальность предложения Doxense состоит в возможности просмотра этих данных отдельно взятым пользователем. Печатают не устройства, а люди, поэтому абсолютно важно убеждать сотрудников ответственно относиться к печати, чтобы каждый клик был «экономным и экологичным» (см. представление «Моя учетная запись»)

4.2 Анализ отчета и рекомендации

На этом этапе происходит обработка данных, собранных на предыдущем шаге. Цель – определить экономические показатели по которым будет рассчитываться экономическая эффективность и спланировать наилучшую для нужд пользователей архитектуру.

Таким образом, задачи данного раздела:

Выделить основные сферы экономии и наметить действия для ее достижения.
Определить оптимальную конфигурацию оборудования согласно поставленных экономических целей.

Такая аналитика показана прямо в веб интерфейсе Watchdoc и может быть сохранена в PDF формате. Пример отчета приведен в приложении 1. Кроме того, собранная статистика аккумулирована в базе данных для дальнейшего использования.

Анализ объемов печати за период (сезонный)
Применение : Оптимизация управления поставками.

Анализ распределения по количеству страниц в задании
Применение : Допустим, что 70% документов в Вашей организации состоят из одной страницы. В таком случае будет более уместным использовать технику с наименьшим временем печати первой страницы, а не принтера рассчитанные на большие объемы печати.
Анализ количества страниц, напечатанных устройствами
Применение : Оптимизация расположения устройств для снижения стоимости и повышения удобства использования.

Структурный анализ распечатанных страниц (Цвет, формат, финишные опции)
Применение : Соответствие плана закупок оборудования реальным потребностям пользователей.

4.3 Операционное использование

Система Watchdoc позволяет оперативно (просто, т.е. без необходимости писать какой-либо код) управлять политикой печати. На этом шаге КЛИЕНТ XXX устанавливает определенные правила и фильтры печати, например:

Ограничение печати документов, содержащих больше определенного числа страниц на некоторых устройствах.
Пример: PDF документ содержит более 150 страниц. При отправке на печать такого задания Watchdoc определит превышение лимита, удалит документ и уведомит пользователя о более уместном способе печати больших заданий, отправив ссылку на соответствующий сервис репрографии.
Перенаправление заданий на устройства с более низкой стоимостью страницы.
Пример: Документ содержит более 100 страниц. В таком случае он будет автоматически отправлен на ближайшее устройство, предназначенное для печати объемных заданий. Пользователь будет уведомлен о таком перенаправлении.
Опциональная или принудительная трансформация параметров печати.
Пример: Попытка распечатать сообщение электронной почты в цвете. Признак печати в цвете будет автоматически изменен так, чтобы задание было распечатано в черно белом варианте.
И т.п..

4.3.1 Фильтры

Количество всевозможных комбинаций для создания фильтров практически неограничено. Для создания нового фильтра можно объединять уже имеющиеся условия.

Фильтры могут быть применены к параметрам документа (количество страниц, признак дуплекса, цветность ...), а также пользователям, штампу времени задания, состоянию очереди печати и другим параметрам.

Пример создания фильтра для цветных документов, содержащих более 30 страниц:

Пример создания фильтра из нескольких параметров с помощью выпадающих списков.

Созданный фильтр может быть использован как триггер обработки документа:
для подтверждения печати документа
отображения сообщения о запрете печати документа
перенаправления на другое устройство
изменения параметров печати (цвет/моно, дуплекс/симплекс)
и т.п. ...

С отфильтрованным документом могут быть выполнены следующие действия:

В случае применения фильтра к заданию печати, пользователь – собственник документа, будет оповещен по электронной почте или с помощью всплывающего сообщения для подтверждения или изменения своих действий (см. форму Информация Пользователя).

4.3.2 Управление доступом и конфиденциальностью

Аутентификация пользователей основана на системе безопасности Active Directory – эффективном и устоявшемся современной стандарте. Для доступа необходимо простое право чтения. Существует возможность создавать независимые от AD учетные записи для гостевого доступа к системе прямо из Watchdoc.

Watchdoc использует ролевую модель разделения доступа к различным частям системы.

4.3.3 Коммуникация, диалог с пользователями

Ключевой составляющей успешного проекта является грамотно выстроенная коммуникация с пользователями. Одно лишь изменение отношения к печати может принести до 20% экономии бюджета. На этом этапе ключевую роль играют руководство IT отделом и высшее руководство компании.

На наш взгляд, поддержка необходима на следующих направлениях:

Поддержка пользователей с помощью инструкций, руководств и практических легко запоминающихся советов по работе с системой.
Встречи для обмена информацией имеют целью знакомство команды проекта и конечных пользователей для облегчения процесса внедрения.

Часто используемые средства для коммуникаций: обмен сообщениями по сети, электронной почте, публикация на портале компании.

Для организации подобных мероприятий Вы можете обратиться к нам и мы с радостью обсудим с Вами условия и предложим вариант действий.

Кроме того, для пользователей Watchdoc разработан раздел «Моя учетная запись». Раздел предназначен для отслеживания пользователем влияния его действий на окружающую среду. Там же есть возможность проследить выполнение экономических показателей, установленных КЛИЕНТОМ XXX.

4.3.4 Оповещения при фильтрации

В случае, если задание на печать удовлетворяет условиям установленного фильтра, пользователь будет предупрежден один из следующих способов:

Всплывающее сообщение (сервис netsend)
Всплывающее сообщение (сервис Pop-up msg)
Электронная почта

Передаваемая этими способами информация может быть настроена под Ваши нужды.

Всплывающие сообщения отображают простой текст. Сообщения электронной почты могут содержать графическое изображение первой страницы документа, характеристики и стоимость печати. Кроме того, ссылками могут быть предложены варианты требуемых от пользователя действий.

При нажатии на одну из предложенных ссылок будет открыта персональная интранет страница с отображенным на ней документом, требующим проверки.

Страница отображает документы в виде списка или значков. Среди предложенных вариантов: возможность просмотреть содержимое, подтвердить печать или удалить документ.

На этой же странице отображена персональная статистика печати.

4.3.5 Трансформация заданий на печать

При получении задания на печать от пользователя, Watchdoc анализирует характеристики полученного спул файла (монохромный или цветной, количество страниц и т.д.) и перед тем, как отправить задание на принтер, сравнивает полученные характеристики и профиль пользователя с установленными фильтрами для определения назначенных для этой комбинации действий (блокировка печати, уведомления и проч.).

Вплоть до этого момента Watchdoc никаким образом не изменяет отправленное на печать задание.

Watchdoc способен изменять характеристики задания на печать с целью оптимизации экономической составляющей или более бережного отношения к окружающей среде. Например, напечатать документ в монохромном режиме или с использованием дуплекса. С точки зрения политик печати у администратора есть следующие возможности трансформации характеристик печати::

изменение признака цветности в монохром;
изменение признака дуплекса в симплекс (односторонняя печать) и наоборот;
изменение количества копий.

Эти возможности будут со временем доступны для все большего числа производителей. Для консультаций по этому вопросу, пожалуйста, обращайтесь к нам.

4.4 Персональный интерфейс пользователя: «Моя учетная запись»

Конечный пользователей – источник расходов на печать каждой компании. Поэтому чрезвычайно важно дать ему возможность отслеживать собственные затраты.

Представлена следующая информация:

Объемы
Цены
Характеристики заданий : использование цвета, дуплекс, приложения, устройства
Оптимальное рекомендованное использование дуплекса
Влияние на окружающую среду

На странице «Моя учетная запись» сотрудник может узнать персональную информацию доступную администратору для каждого из пользователей системы. Эта страница будет очень полезна для повышения осведомленности работников.

Здесь же пользователь может посмотреть свой PUK код (может быть полезно в случае, если карта доступа по какой-то причине временно недоступна) или для делегирования задания на печать своему коллеге (например, директор может передать полномочия получить документы своему помощнику).

На рынке подобных систем это эксклюзивная возможность. Уникальный для каждого пользователя интерфейс позволяет более ответственно относиться к расходам на печать. Такое отношение - по-настоящему важный аспект успеха при внедрении политик печати.

4.5 Выбор и подготовка отчетов

Набор стандартных отчетов Watchdoc может быть легко экспортированы в формат Microsoft Excel, csv или xml. Эти отчеты отображают статистику печати по следующим параметрам:

Пользователь
Группа пользователей
Устройство
Приложение
Рабочая станция

Doxense также предлагает специализированный модуль отчетности WRS « Watchdoc или Сервис Отчетов (Reporting Services). Необходимо отметить, что в распоряжении клиентов Doxense есть полная информация о структуре SQL базы данных. Таким образом существует возможность создания персональных отчетов. Пример такого отчета приведен в приложении 1.

5. Встроенный интерфейс Watchdoc – роуминг печати (Follow-me printing)

Встроенный интерфейс (WES : Watchdoc Embedded Solutions) для многофункциональных устройств предоставляет следующие возможности:

аутентификация
авторизация
разблокировка заданий по требованию
учет выполненных на устройстве заданий (печать, копия, сканирование)

Watchdoc предоставляет возможность безопасной печати с функцией роуминга прямо с экрана МФУ (документы, отправленные в единую очередь могут быть распечатаны на любом совместимом оборудовании).

Встроенные Решения Watchdoc: Разработаны в партнерстве с крупными игроками представленными на рынке: Brother, Canon, Epson, HP, Konica-Minolta, Kyocéra, Lexmark, OKI, Ricoh, Samsung, Sharp, Toshiba и Xerox. Поддержка других производителей в настоящий момент изучается или уже внедряется. Таким образом, использование продукта даст Вам еще больше свободы в выборе аппаратной части.

Способ установки встроенного решения Watchdoc на устройство зависит от технологической платформы и требований производителя печатной техники.

Получая безопасную и комфортную роуминг среду печати по требованию пользователь несет ответственность за экономическую и экологическую составляющую своих действий.

Настройка встроенного решения в соответствии с потребностями клиентов (персонализация логотипов и цветовых схем) для упрощения адаптации пользователей к новой схеме печати.

WES с логотипом и цветовой схемой заказчика

Watchdoc обеспечивает поддержку следующих производителей печатной техники:

Производитель	Технология	Версия
Brother	BSI
Canon	MEAP
Epson*	OpenPlatform	1
HP*	OXPd	1.7+ / WES30⩾FutureSmart 4
Konica-Minolta*	OpenAPI	3.5 / WES 30⩾ Series 8/4e
Kyocera	HyPAS	1.x - 2.x
Lexmark*	eSF eSF et cSF	2 - 3 WES 30 : 4+ 4+
OKI	OpenPlatform sXP2	2 1.x
Ricoh*	Streamline NX (WES 20)	SDK 4, 5, 7, 10, 11 et 12
Samsung	XOA	1.16+
Sharp*	OSA	3.5+
Toshiba*	OpenPlatform	2.3 et +
Xerox*	EIP	2.x et +

*Поддержка WES30

На рынке регулярно выходят новые линейки устройств, поэтому мы рекомендуем Вам всегда сверяться с самой последней версией списка поддерживаемых моделей.

Watchdoc внешнее решение ( eXternal Solution или WXS) :

Doxense предлагает особый способ включения устройств на которые невозможно установить программное решение в роуминг печати (с помощью промежуточного оборудования - TCPConv). Это внешнее устройство устанавливается в разрез между принтером и сетевой розеткой. Карт-ридер (ELATEC) подключен к TCPConv. При аутентификации с помощью карты задания печати будут направлены на устройство печати к которому подключен TCPConv. Такой способ имеет название “внешнее решение Watchdoc“ (Watchdoc eXternal Solution или WXS).

5.3.2 Аутентификация

Установленное решение Watchdoc блокирует доступ к функциям устройства. На экране показано приглашение ввести персональный код или приложить карту доступа к карт-ридеру. Существует возможность комбинировать эти способы. Например, использовать карту доступа в качестве основного режима аутентификации и PIN код в качестве запасного.

5.3.3 Аутентификация с помощью клавиатуры

PIN код: числовой набор, сохраненный в LDAP атрибуте или в CSV файле
PUK код: числовой набор, назначаемый самой системой Watchdoc (длиной от 6 до 10 чисел)
Имя и пароль пользователя: учетная запись LDAP или Active Directory
Имя и PIN код: имя учетный записи LDAP и PIN код (4 или 5 чисел).

5.3.4 Аутентификация по карте

При попытке аутентификации с помощью неизвестной карты существует возможность запустить процесс саморегистрации. Во время этого процесса пользователю необходимо будет указать:

PUK код (рекомендованный способ)
или имя учетной записи Active Directory/LDAP и пароль
или имя учетной записи Active Directory/LDAP и PIN код длиной 4 или 5 чисел.

После аутентификации пользователя система Watchdoc может подставить адрес его почтовый адрес в соответствующее поле для отправки сканированного изображения по электронной почте.

5.3.5 Авторизация (управление правами доступа)

С помощью Watchdoc можно управлять доступом к следующим функциям устройства: копия, сканирование, работа с факсами. Также существует возможность управлять доступом к цветному копированию.

Администратор системы Watchdoc может управлять доступом к следующим функциям МФУ:

Доступ к самому устройству (Вкл/Откл),
Доступ к использованию цвета на аппарате (Вкл/Откл),
Копирование (Вкл/Откл), сканирование (Вкл/Откл),
Доступ к возможностям факса, если МФУ оборудовано факсимильным модулем (Вкл/Откл).

Возможности системы могут быть расширены для других функций совместимого оборудования.

Управление правами доступа происходит на уровне сервера Watchdoc, либо на уровне групп устройств (очередей печати), либо на уровне конкретного устройства (очереди печати).

5.3.6 Коды биллинга (коды учета)

В системе Watchdoc предусмотрена возможность соотносить распечатываемые задания с предопределенными кодами учета (биллинг кодами). Такая возможность существует для некоторых моделей поддерживаемых устройств.

Биллинг коды могут быть учтены при создании отчетов. Это позволяет отождествлять источник затрат с департаментов, сервисом или выполненными услугами, что упрощает аналитику. Кроме того, иерархия биллинг кодов помогает ввести номенклатуру расходов и дополнительно облегчить анализ расходов.

Встроенное решение WES позволяет вводить биллинг коды непосредственно с экрана устройства.

В интерфейсе решения WES предусмотрен специальный механизм ввода биллинг кодов для создания многуровневой иерархии номенклатур.

Создание и управление биллинг кодами с помощью WSC (Супер Консоли):

*Функция доступна не на всех устройствах поддерживаемых производителей. Рекомендуем Вам обратиться к нам за консультацией по доступности указанного функционала.

5.3.7 Разблокировка заданий печати или печать по требованию

Сразу после аутентификации пользователю будет показан либо начальный экран устройства, либо его персональная очередь печати.

Интерфейс на экране МФУ может быть различным для устройств различных производителей из-за разницы в возможностях программных платформ. Здесь приведен наиболее функциональный и наиболее востребованный из всех имеющихся вариантов.

С 2017 года WatchDoc предлагает WES решения с полностью переработанным внешним видом. При его создании были учтены последние технологические достижения и ставшие уже привычными интерфейсы взаимодействия человека с мобильными устройствами (телефонами и планшетами). Кроме того, добавлена возможность изменения цветовых схем и установки логотипов.

WES с логотипом и цветовой схемой заказчика

Экран аутентификации WES

Экран аутентификации WES – ввод PUK кода

Экран WES – список заданий

Экран WES – выбор страниц для печати

Экран WES – масштабирование задания

Более функциональный, более интуитивный интерфейс предлагает новые возможности и упрощенное взаимодействие с пользователем уменьшая время обучения и сокращая затраты на поддержку.

Мы работаем над тем, чтобы все встроенные решения Watchdoc имели данный интерфейс.

5.3.7 Учет работ

Коннектор WES отправляет на сервер Watchdoc, обычно в конце сеанса, информацию о выполненных работах, таких как: копирование, сканирование и отправка факсимильных сообщений.

5.3.8 Совместимость карт-ридеров

Карт-ридеры Elatec TWN3 и TWN4 поддерживаются большинством производителей печатной техники.

Если Вы не знаете технологию используемую в картах доступа, пожалуйста, присылайте их с указанием соответствующих серийных номеров по следующему адресу:

Doxense - Validation de badges - 47 avenue de Flandre - 59290 Wasquehal

6. Управление гостевыми и нерегулярными учетными записями

Watchdoc предлагает консоль для управления гостевыми учетными записями. Нерегулярные учетные записи, такие как учетки внешних сервисных провайдеров, записи проходящих стажировку сотрудников и другие, не являющиеся членами домена Active Directory также могут быть обладать правами доступа к устройствам печати.

Список возможностей Модуля управления гостевыми и нерегулярными учетными записями:

Интеграция гостевых и нерегулярных учетных записей Watchdoc
Полнофункциональное управление: добавление, модификация, удаление, распределение прав, установка времени действия …
Моментальная интеграция в системы
Моментальный учет всей статистики использования
Возможность ввода всей необходимой информации: Имя, Компания, Номер Карты, Данные о посетителе…
Управление временем действия учетной записи
Назначение прав доступа к различным функциям устройств печати
Возможность добавить учетную запись в существующие группы с уже назначенными правами доступа.

7. Решение для мобильной печати SkyPrint® (опция)

Дополнительный модуль Watchdoc SkyPrint®, предлагаемый как опция, помогает решить задачу роуминга печати в масштабах компании. Он предназначен для различных сценариев использования сотрудниками, которым необходим простой доступ к печати:

сотрудники находящиеся вне офиса,
сотрудники у которых отсутствуют учетные записи в стандартных каталогах пользователей компании (стажеры, внешние поставщики услуг, аудиторы и т.п.),
сотрудники с мобильными терминалами (смартфоны, планшеты и т.п.) или сотрудники с их собственными компьютерными устройствами.

Среди возможных вариантов Watchdoc SkyPrint® использует наиболее простой и эффективный – отправка заданий на печать вложением по электронной почте.

Идентификация:

При получении электронного сообщения от пользователе Watchdoc SkyPrint® проверяет находится ли почтовый адрес отправителя в каталоге пользователей организации.

Если адрес обнаружен, то документ будет помещен в очередь ожидания.
Если адрес не обнаружен, то отправителю будет направлено сообщение с PUK кодом для разблокировки печати.

Обработка присланных сообщений:

Один или несколько электронных адресов может быть ассоциировано с одним или несколькими устройствами печати. При необходимости, можно настроить общий адрес для набора аппаратов так, чтобы у пользователя был выбор на каких именно устройствах получить отпечатки.

Простое e-mail сообщение будет сразу распечатано. Если e-mail сообщение содержит вложение, оно также будет обработано сервером и автоматически распечатано. Поддерживаемые форматы документов: PDF, RTF, Microsoft Office, а также изображения.

Последняя версия Watchdoc SkyPrint® предлагает улучшенный административный интерфейс с упрощенной установкой и настройкой, в том числе управления несколькими серверами. Кроме того, интеграция Watchdoc SkyPrint© с GoogleCloud Print©, обеспечивает еще большее удобство использования.

8. Решение для оптимизации процесса сканирования ScanCare® (Опция)

Дополнительный модуль ScanCare®, предлагаемый как опция, с помощью встроенного интерфейса WES помогает решить задачу оптимизации процесса сканирования на копирах и МФУ.

Помимо функции оцифровки бумажных носителей, ScanCare® позволяет улучшать обработку полученных изображений и выполнять задачи интеграции полученных данных в цепочку работы с документами.

Пользователь создает профиль сканирования для автоматизации обработки документов. По-умолчанию сканирование можно выполнять в электронный ящик или в папку.

Существует широкий выбор других профилей сканирования с возможностью выбрать формат и постобработку полученных документов.

При обработке сканированного документа пользователь может ввести дополнительные метаданные.

Возможен поиск специфичных пользователю параметров в каталоге организации для отправки результата по адресу электронной почты или в домашний каталог пользователя.

Единый вход в систему (SSO)

После первичной аутентификации пользователя с помощью встроенного решения WES функции безопасной печати и сканирования могут быть выполнены без необходимости повторной аутентификации. Электронная почта и домашний каталог пользователя также доступны во время всего сеанса работы на устройстве (подобный подход имеет название «Единый Вход в систему» или Single Sign-On, также SSO).

Обработка изображений

Сервер Watchdoc ScanCare® может улучшать изображения следующим образом:

автоматическая корректировка,
улучшение контраста, удаление пустых страниц,
оптическое распознавание текста (OCR) для индексации содержимого, редактирования или обработки,
поиск информации (текст, штрих-код и т.п.) для индексации самого документа.
структуризация документа (см. в интернете “Нумерализация Бейтса”) и разбивка документа на несколько частей

Места назначения

Сканированные документы могут быть:

сохранены под разными форматами: изображение, RTF, Word, PDF, PDF с индексацией, XPS*
отправлены по электронной почте или переданы на файловый сервер (FTP)
перенаправлены в системы документооборота с доступными коннекторами для Exchange, Sharepoint, DocuShare и т.д.

Сканированные ScanCare® страницы учитываются в статистике пользователя Watchdoc.

* В некоторой степени язык XPS (XLM Paper Specification ) был разработан Microsoft для создания конкуренции PDF формату. Это цифровой формат, предназначенный упрощенной работы с архивами и для совместной работы. Документ может быть создан любым приложением, содержит в себе всю исходную информацию для отображения размера шрифтов и цвета (система Windows Color System) в неизменном виде. Для работы со встроенными изображениями используется формат HD Photo.

Благодаря поддержке формата XPS Watchdoc V5.01 стал полностью совместим с MS® Windows 10. Это также облегчило анализ спул файлов, учет операций и применения политик печати.

Инфраструктура

Watchdoc ScanCare® - серверное (IIS) приложение с веб интерфейсом и клиентом – встроенным интерфейсом на экране копира или МФУ. Сканирование осуществляется с помощью панели оператора, документ оцифровывается и в фоне автоматически направляется на сервер Watchdoc ScanCare® для постобработки и передачи в пункт назначения (папка, e-mail, сервер FTP, система архивации или хранения изображений).

Watchdoc ScanCare® устанавливается на сервер с характеристиками соответствующими выбранным задачам, распознавание текста OCR требует выделенного компьютера. Информация о документах сохраняется в базе данных SQL.

Приложение 1: Пример отчета Watchdoc

Ниже приведена часть отчета Watchdoc RSW. Полный отчет состоит из 22 разделов.

Технические требования: Reporting Services (идут в составе MS SQL Server). Минимальная версия SQL 2008 R2

Отчет предназначен для использования с компонентом Microsoft® SQL Reporting Services позволяющим выполнять запросы к базам данных. Версия 3.0 WRS® была переработана для показа новой информации и улучшения читабельности отчета.

Отчет имеет настраиваемые параметры. Отображена следующая информация:

Глобальные объемы и тренды печати

Влияние на окружающую среду и возможности для экономии затрат

Макроанализ объемов печати

Изменения объемов печати

Распределение объемов печати по группам

Счета\балансы сетевых очередей печати

Неиспользуемые очереди печати за период

Счета\балансы по ролям

Распределение по ролям

Счета\балансы по пользователям

Счета\балансы по формату

Счета\балансы по приложению

Распределение объемов печати по приложению

Категоризация копиров по используемым функциям и т.п.

В дополнению к отчету WRS®, SQL Reporting Services® дает возможность отображать статистику Watchdoc инструментами и образом наиболее соответствующими требованиям каждого из клиентов.

Это пример «балльной системы» созданной по запросу трепетно относящейся к делу сокращения количества отпечатков организации, которая вовлекает начальников отделов к инициативе тотального снижения затрат на печать.

Приложение 2 : Технические требования Watchdoc

Технические требования для установки системы Watchdoc V5.2 доступны по ссылке:

http://downloads.doxense.fr/marketing/WD_V5.2_PRT_TechnicalOrganisationalPrerequisites.pdf

Приложение 3 – План обучения и передачи опыта

Цели: Самостоятельное выполнение следующих задач:

Демонстрация базового функционала
Инсталляция и поддержка Watchdoc :
Понимание и совершенствование расширенного администрирования системы Watchdoc.

Целевая аудитория:

Инженеры ЗАКАЗЧИКА ХХХ, занятые управлением системы Watchdoc.
Инженеры ЗАКАЗЧИКА ХХХ, занятые администрированием системы Watchdoc.

Требования:

Технические:

Управление Windows Server 2003 (экзамен Microsoft N°2273) и/или 2008
Управление IIS (экзамен Microsoft N°2295)

Организационные:

понимание политик печати ЗАКАЗЧИКА ХХХ (совершенно необходимо).

Методика обучения:

Тренинг включает в себя презентации, позволяющие участникам хорошо понять систему.
Упор делается на практическое использование Watchdoc. Участникам предлагается овладеть прикладными навыками самостоятельной работы в системе.

Учебные и дополнительные материалы:

Проектор для показа презентаций.
Презентации.
Проектная документация ЗАКАЗЧИКА ХХХ

Программа обучения Watchdoc (Инсталляция и поддержка уровень 1)

Расширенные возможности,
Особенности инсталляции и конфигурации Watchdoc,
Создание групп пользователей,
Установка устройств,
Контроль устройств системой Watchdoc,
Спецификация функционала и возможных дополнений,
Автоматическое создание очередей печати Watchdoc,
Настройка и управление перенаправлениями,
Настройка и управление тарифами и балансом (PMV),
Настройка и управление ценовыми профилями,
Настройка экземпляров,
Создание ролей,
Настройка пользовательских учетных записей,
Безопасность системы,
Архивная копия системы,
Отключение системы,
Методология управления инцидентами,
Управление обращениями пользователей (Уровень 1)